Notionを使ってタスク管理をしてみたいけれど、公式のテンプレートは項目が多すぎて使いづらい、または自分好みのレイアウトにできないと悩んでいませんか？
Notionの最大の強みは、データベース機能を使って自分好みの使いやすい管理システムを一から自作できる点にあります。
特に「サブタスク（サブアイテム）」と「進捗バー」を導入すれば、プロジェクト全体の進捗状況がひと目で把握できるようになりますよ。
- Notionのデータベースを使えば、自分専用のタスク管理板を自作できる
- 最新の「サブアイテム」機能により親子タスクの構築が簡単に行える
- Formula（数式）プロパティを使うことで進捗バーを自作して可視化できる
- カンバンボードやガントチャートなどのマルチビュー切り替えが有効
Notionでのタスク管理を自作するメリット
配布されている既存のテンプレートを使うのも便利ですが、自分で構築することで不要なプロパティを排除したシンプルな管理が可能です。
1. 自由度の高いカスタマイズ性
タスクの期日や重要度、担当者など、プロジェクトごとに必要な要素だけを自分の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
慣れてきたらプロジェクト用データベースとタスク用データベースをリレーションで繋ぎ、高度なダッシュボードを作ることも可能です。
2. 親子タスクの進捗連携
親タスクの配下に複数の子タスクをぶら下げる親子関係（サブアイテム）の構築が、数クリックで実現できます。
これらサブアイテムの完了状況を連動させて親タスクの進捗率を自動計算することで、全体の把握が圧倒的に楽になります。
| 管理方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 公式テンプレート複製 | すぐに使い始められる、デザインが整っている | 余計なプロパティが多く、操作に迷いやすい |
| 自作ダッシュボード | 必要な機能だけを配置でき、変更も自由自在 | 初期設定に数分〜数十分の構築時間がかかる |
💡 あなたに最適な解決方法はどちらですか？
- 「Notionのデータベースや高度な関数を体系的にマスターしたい」 ➔ Udemyの専門講座がおすすめ
- 「自分で構築する時間がないので、オリジナルの管理板作成をプロに代行してほしい」 ➔ ココナラでの外注依頼がおすすめ
Notionを仕事でフル活用できるようになると、個人だけでなくチーム全体のタスク効率が大幅に向上します。
However, 高機能なデータベースやリレーションの設定、独自の数式などを一人で学習するには少しハードルが高いのも事実です。
効率よくスキルを身につけたいなら、最初からプロの講師が動画でステップごとに解説してくれる教材を利用するのが一番近道です。
一方で、実務の現場で急ぎで専用の管理テンプレートを導入したい場合、自力で試行錯誤している時間はありません。
そうした急ぎの要件には、Notionの構築実績が豊富なプロのクリエイターに直接設計を依頼して作成してもらうのが便利です。
外注することで、あなたは自分で一から作る労力を排除し、納品された完璧なシステムを使ってすぐに業務を効率化できます。
しっかりと独学してスキルを自分の血肉にするか、プロの手を借りて即座に結果を出すか、ご自身の予算と時間に合わせて選びましょう。
高機能なタスク管理システムを自作する手順
Notionの新規ページにデータベースを作成し、高機能なタスク管理板を構築する具体的なステップを紹介します。
step
1「サブアイテム」機能をオンにする
タスク管理用のテーブルデータベースを作成したら、右上にある「…」アイコンから「サブアイテム」を選択します。
サブアイテム機能をオンに設定すると、自動的に「親アイテム」と「サブアイテム」プロパティがデータベースに生成されます。
これにより、タスク名の左側に矢印マークが出現し、親タスクの配下にサブタスクを簡単に追加・管理できるようになります。
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2Formula数式で進捗率を可視化する
データベースにFormula（数式）プロパティを追加し、サブタスクの完了率を計算する数式を入力します。
入力する数式テンレートは以下の通りです（コピーしてお使いください）。
COPYABLE
if(prop("サブアイテム").empty(), if(prop("ステータス") == "完了", 1, 0), prop("サブアイテム").filter(current.prop("ステータス") == "完了").length() / prop("サブアイテム").length())
数式を設定したら、プロプロパティ編集から表示形式を「パーセント」および「バー」に変更します。
これにより、サブタスクが完了するたびに、親タスクの進捗が美しいプログレスバー（進捗バー）として表示されるようになります。
step
3マルチビューを構築する
データベース上部の「＋」タブから、複数のビュー（表示形式）を追加してマルチビューの設定を行います。
タスクをドラッグ＆ドロップで移動できる「ボードビュー」を追加し、ステータスごとにグループ化すると進捗が分かりやすくなります。
また、ガントチャート形式の「タイムラインビュー」を追加すれば、タスクの期日や重複状況をカレンダー上で直感的に管理できます。
Q1: サブタスクが全て完了したら親タスクも自動完了にする方法は？
A1. Notionの標準機能であるデータベースオートメーション機能を利用して自動化が可能です。
「サブアイテムのステータスがすべて完了に変更されたとき」をトリガーとし、「親アイテムのステータスを完了に変更する」というアクションを設定することで、親アイテムとサブアイテムの自動連携が行えます。
Q2: 完了したタスクを自動で非表示にするにはどうすればよいですか？
A2. データベース上部の「フィルター」メニューから、対象データベース全体の絞り込み設定を行います。
フィルター条件を「完了 以外」（または「ステータスが完了でない」）に設定しておくことで、ステータスを「完了」にした瞬間にタスクが自動的に画面から消え、未完了のタスクだけが残るすっきりした状態になります。
【要注意】アップデートによる最新仕様の落とし穴と対処法
近年、チャットツールやAIサービス、表計算ソフトなど多くのSaaSツールにおいて、高頻度でUI（ユーザーインターフェース）や内部仕様のアップデートが実施されています。
これにより、「昨日まで使えていた設定メニューの位置が変わった」「ショートカットキーの挙動が突然変化した」といったトラブルが非常に多く報告されており、公式ヘルプの更新が追いついていないケースも少なくありません。
特にWebブラウザ版やスマホアプリ版では、キャッシュデータの蓄積が原因で古いバージョンの画面と新しい挙動が混在し、「保存ボタンが押せない」「設定が反映されない」といった不具合（バグ）を引き起こすことがよくあります。
このような原因不明の不具合に遭遇した場合は、アプリの再起動や端末の再起動だけでなく、ブラウザのシークレットウィンドウ（プライベートブラウズ）での動作確認や、キャッシュ（一時データ）の完全削除を行うことで、多くの場合即座に解決可能です。
また、ツールの仕様変更によって「これまで動作していた関数やコードがうまく機能しなくなった」というケースもあります。その場合は、一度記述に余計なスペースが混ざっていないか、または使用しているツールのバージョンが最新になっているかを確認することが解決の近道です。
まとめ
Notionのデータベース機能は一見難しそうに見えますが、手順通りに進めればNotionで自分専用の管理板を自作できます。
サブタスクや進捗バーといった高度な設定も、最新のNotionの機能と数式テンプレートを用いれば数クリックで構築可能です。
自分だけの最適なワークスペースを構築して、日々の業務効率化とタスクの可視化を実現してくださいね。
