【簡単】Notionデータベースで集計・合計（SUM）を算出する方法

Notionのデータベース機能は、タスク管理やプロジェクト管理、日々の支出を記録する家計簿など、あらゆる数値データを一元管理するのに適したツールです。入力したデータを記録しておくだけでなく、それらを合計したり平均を算出したりして自動集計することは、業務の進捗管理や予算管理を行う上で欠かせないプロセスといえます。Notionでは直感的な基本機能からデータベース同士の連携機能まで、目的に合わせた効率的な集計方法が用意されています。この記事では、Notionデータベースで数値を集計・合計するための基本的なアプローチから、数式を用いた高度な計算方法までを整理して解説します。

記事のポイント

テーブルビューの最下部にある計算機能を使えばワンクリックで合計や平均を算出できること
リレーション機能とロールアップ機能を組み合わせることで別データベースから数値を集計できること
数式（Formula）プロパティを用いた高度な数値集計テクニックの活用方法がわかること

Notionデータベースで数値を集計・合計する3つのアプローチ

Notionのデータベースを使って数値を集計したり、合計金額を算出したりする方法には、大きく分けて3つのアプローチがあります。シンプルな表の上でパッと合計を確認したい場合から、複数のデータベースを紐付けて複雑な売上データを自動集計したい場合など、あなたの目的や用途に合わせて最適な方法を選ぶことができますよ。まずは、それぞれの方法がどのような仕組みで動いているのかを確認していきましょう。

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以前、Notionのデータベースで経費精算用のテーブルを作った際、最下部のセル付近にマウスを乗せても集計メニューの『計算』が全く表示されず困惑したことがあります。ネットの解説記事通りに操作しているのになぜ機能しないのか分からず、しばらく格闘した結果、金額プロパティの属性が『数値』ではなくデフォルトの『テキスト』のままになっていたという初歩的な原因に気づいて脱力した思い出があります……。

アプローチ1：テーブル最下部の「計算機能」で瞬時に合計を出す

まず最初にご紹介するのが、最も手軽で基本的なアプローチである「テーブル最下部の計算機能」です。この方法は、スプレッドシートやエクセルのように、表形式（テーブルビュー）で並んでいるデータの一番下の行で瞬時に集計を行うことができる機能になります。

テーブルビューで数値が表示されている列（カラム）の一番下のセル付近にマウスポインターをそっと乗せると、薄いグレーの文字で「計算」や「なし」という表示が浮き上がってきます。そこをクリックして「合計 (Sum)」や「平均 (Average)」などのメニューを選ぶだけで、その列に入力されているすべての数値がリアルタイムで計算されますよ。

ポイント

この手軽な計算機能は「画面上で見ているビュー内のデータだけが集計対象になる」という点に注意してください。フィルター機能を使って特定のデータに絞り込んでいる場合、最下部の計算機能は「絞り込まれて表示されている数値」だけを集計します。

アプローチ2：リレーションとロールアップで他データベースと集計連携する

次にご紹介するのが、Notionの大きな強みである「リレーション機能」と「ロールアップ機能」を組み合わせたアプローチです。2つの異なるデータベースを紐付け、一方のデータベースにある数値データをもう一方のデータベースに自動的に吸い上げて合計や平均を算出する方法ですね。

タスクデータベースに「リレーション」プロパティを追加し、プロジェクトデータベースと紐付けます。そしてプロジェクト側には「ロールアップ」プロパティを作成し、関連先のタスクから「所要時間」などの数値を引っ張ってきます。一番大切なのは、計算（Calculate）の設定を「オリジナルを表示」から「合計」などに変更することです。これだけで自動集計されるようになりますよ。

リレーションとロールアップを使ったデータベース間集計手順

Notionを使いこなしていくと、異なるデータベース同士を連携させて数値を集計したい場面が出てきます。ここでは、実際に2つのデータベースを用意して、リレーションで紐づけてからロールアップで数値を合計するまでの手順を徹底的に分かりやすく解説していきますね。

手順1：2つのデータベースを「リレーション」で紐付ける

まずは集計の土台となる設定から進めていきましょう。親となるデータベースを開き、プロパティの種類から「リレーション（Relation）」を選択します。紐付けたい子データベースの名前を検索して選択し、「リレーションを追加」ボタンをクリックします。

これでデータベース同士のパイプラインが開通しました。親データベースのリレーションプロパティのセルをクリックし、関連するデータを一覧から選択して追加していきます。このリレーション接続によって、データベース間のデータの行き来が自由自在になるのですよ。

手順2：ロールアッププロパティを作成し関連先のプロパティを選ぶ

次は目的の数値データを吸い上げるための「ロールアップ（Rollup）」プロパティを作成しましょう。親データベースで新しいプロパティを追加し、種類から「ロールアップ」を選択します。ロールアップの設定ウィンドウを開き、先ほど作成したリレーションプロパティを選択して繋がりを指示します。

続いて「プロパティ」をクリックし、関連先データベースにある集計したい数値プロパティを選択します。この段階ではまだ数値の合計はされず、関連先の数値がカンマ区切りでそのまま表示されている状態になります。

ロールアップで引っ張ってくる関連先データベースのプロパティは、必ず「数値（Number）」タイプ、または「数値を返す数式（Formula）」タイプになっている必要があります。テキストタイプだと文字として認識されてしまい計算処理が実行できなくなりますよ。

手順3：ロールアップの計算設定で「合計（Sum）」を指定する

最後に、ロールアップの設定ウィンドウの一番下にある「計算（Calculate）」をクリックし、「オリジナルを表示（Show original）」から「合計（Sum）」に変更します。この設定を行った瞬間に、カンマ区切りで表示されていたセルが自動的に足し算されて、ひとつの合計値に書き換わりますよ。

手動で再計算する手間が一切かからないので、本当に便利ですよね。合計（Sum）以外にも、平均（Average）や最大値（Max）などの便利な計算オプションが用意されているので、用途に合わせて使い分けてみてください。

数式（Formula）プロパティを用いた高度な数値集計テクニック

Notionのデータベースの真骨頂とも言えるのが、「数式（Formula）プロパティ」を活用した高度な数値集計です。Formula 2.0へとアップデートされてからは、柔軟で直感的に複雑な計算を記述できるようになりました。ここでは、実務で使える高度なテクニックをご紹介しますね。

テクニック1：複数のプロパティ値を足し算して合計プロパティを作る

同じページ（行）の中にある複数の数値プロパティを足し合わせて合計値を算出するテクニックです。例えば「交通費」「宿泊費」「日当」の3つを足し合わせたい場合、未入力（空白）の項目があると計算結果がバグってしまうことがあります。

そこで、(交通費 or 0) + (宿泊費 or 0) + (日当 or 0) のように or 0 という記述を加えておくのがベストです。これにより、空欄があった場合は代わりに0を代入して計算を進めてくれるため、エラーで結果が空白になるのを防ぐことができますよ。

テクニック2：ロールアップ値に条件（IF）を組み合わせて集計を絞り込む

次に、特定の条件を満たした関連ページの値だけを合計するという応用テクニックです。Formula 2.0では、リレーション先のデータを数式内で直接操作し、フィルターをかけることができるようになりました。

例えば、タスクデータベースからステータスが「完了」のものの作業時間を合計する場合、タスク.filter (current.ステータス == "完了").map (current.作業時間).sum () と記述します。これにより、無駄な中間プロパティを作成することなく条件付き合計が算出できます。